Als organisatie wil je HR beleid en regelingen beschikbaar stellen op een veilige en eenvoudige manier. Daarvoor zijn er talloze tools beschikbaar: AFAS Insite, WordPress, Confluence, Notion… Maar als je al werkt met Microsoft 365, dan heb je SharePoint al in huis zonder extra licentiekosten. En dat maakt het een krachtige, toekomstbestendige keuze.
Bij HR Future Proof zien we hoe SharePoint organisaties helpt om slimmer en visueler te informeren en communiceren. In deze blog vergelijken we SharePoint met vier veelgebruikte tools.
1. SharePoint vs. AFAS Insite
AFAS Insite is onderdeel van de AFAS-software en richt zich vooral op HR-processen zoals verlofaanvragen, declaraties en personeelsdossiers. Het is een gesloten systeem dat goed werkt binnen de AFAS-structuur, maar beperkt is in visuele opmaak, contentbeheer en samenwerking.
Beperkingen van AFAS Insite:
- Beperkte visuele mogelijkheden voor informatie- en kennispagina’s
- Alleen toegankelijk via een externe link (niet binnen Teams of Microsoft365)
- Minder eenvoudig en flexibel in beheer
- Niet geschikt voor organisatiecommunicatie (nieuws en updates)
Voordelen van SharePoint (als aanvulling op AFAS):
- Flexibele opmaak: Bouw aantrekkelijke pagina’s met webonderdelen, carrousels en video’s
- Integratie met Microsoft 365: Koppel documenten, taken en communicatie via Teams, Outlook en OneDrive
- Geschikt voor HR én organisatiebrede communicatie: Combineer beleid, nieuws, onboarding en kennisdeling op één platform
Voor organisaties die AFAS gebruiken voor HR-processen, is SharePoint een waardevolle aanvulling voor het visueel en inhoudelijk versterken van het personeelshandboek.
De combinatie AFAS + SharePoint is daarom een ideale (toekomstbestendige) setup voor HR administratie, beleid en communicatie.
2. SharePoint vs. WordPress
WordPress is een krachtig CMS voor externe websites en blogs. Het biedt veel designvrijheid en is ideaal voor marketing en SEO. Maar voor interne communicatie en documentbeheer is WordPress minder geschikt.
Beperkingen van WordPress:
- Gericht op externe publicatie, niet op interne samenwerking
- Geen documentbeheer met versiecontrole of rechtenstructuur
- Beperkte integratie met Microsoft 365
Voordelen van SharePoint:
- Documentbeheer op maat: Versiebeheer, metadata, machtigingen en workflows
- Intranetfunctionaliteit: Nieuws, agenda’s, teamsites en kennisbanken
- Beveiliging en compliance: Voldoet aan AVG en biedt governance-opties
Gebruik WordPress voor je externe website, maar kies SharePoint voor alles wat intern leeft.
3. SharePoint vs. Confluence
Confluence is populair bij IT-teams en agile werkomgevingen. Het is sterk in documentatie, projectnotities en samenwerking binnen sprints. Toch mist het de visuele kracht en brede toepasbaarheid van SharePoint.
Beperkingen van Confluence:
- Minder visueel aantrekkelijk
- Beperkte integratie buiten Atlassian-producten
- Niet geschikt als intranet voor de hele organisatie
Voordelen van SharePoint:
- Visueel en intuïtief: Bouw aantrekkelijke pagina’s die uitnodigen tot lezen en klikken
- Breed inzetbaar: Van HR tot marketing, van beleid tot onboarding
- Automatisering en workflows: Gebruik Power Automate voor goedkeuringen, meldingen en taken
Waar Confluence vooral werkt voor tech-teams, is SharePoint geschikt voor álle afdelingen en héle organisaties.
4. SharePoint vs. Notion
Notion is geliefd om zijn eenvoud en flexibiliteit. Het werkt goed voor persoonlijke notities, projecten en creatieve teams. Maar voor grotere organisaties is het minder robuust qua governance, security en schaalbaarheid.
Beperkingen van Notion:
- Geen rolgebaseerde toegang of compliance-opties gekoppeld aan M365 accounts
- Beperkte documentstructuur en metadata
- Minder geschikt voor grote organisaties of complexe processen
Voordelen van SharePoint:
- Enterprise-ready: Schaalbaar, veilig en beheersbaar
- Structuur en vindbaarheid: Gebruik metadata, zoekfilters en contenttypes
- Samenwerking op maat: Combineer documenten, taken, communicatie en kennisdeling
Notion is ideaal voor de uitwerking van ideeën en projecten, SharePoint voor duurzame samenwerking.
Tot slot
Meer weten over SharePoint of sparren over de ontwikkeling van een People Hub?
👉 Plan een demo
