Laten we eerlijk zijn – niemand kijkt uit naar het vertrek van een collega. Maar wat als we dat proces nou eens kunnen omtoveren tot iets waardevols? Met de juiste tools en aanpak maak je van offboarding een professioneel proces waarin alle praktische zaken soepel geregeld worden.
Uit onderzoek van Aberdeen Research blijkt dat slechts 29% van de organisaties een formeel offboarding proces heeft, terwijl 71% hier nog geen structurele aanpak voor heeft ontwikkeld. Dit terwijl een goed georganiseerd vertrek cruciaal is voor zowel de vertrekkende medewerker als de organisatie. Tijd voor een goed digitaal offboarding proces in SharePoint dus!
Liever luisteren dan lezen? Luister dan onze 🎙️ podcast over Offboarding!
De basis op orde (zonder gedoe)
Een vertrekkende medewerker betekent vaak veel vragen en regelwerk. Met betere informatievoorziening maken we het overzichtelijker voor iedereen. Daarom richten we vaak een pagina in op het (SharePoint) intranet met de volgende dingen:
- Praktische uitleg over het proces
- Een duidelijke checklist met alle dingen waar je rekening mee moet houden
Heb je nog geen intranet in SharePoint / Microsoft Teams? Lees dan onze blog: ‘Een medewerkersportaal in SharePoint: een goed idee?’
De administratieve kant? Die regelen we vooral slim en digitaal.
Geautomatiseerde workflows zorgen voor:
- Ontslag- / uitdienstbevestigingen die automatisch opgemaakt en verstuurd worden
- Meldingen die bij de juiste mensen terechtkomen voor het veilig afsluiten van accounts en systemen en het inleveren van hardware, toegangspassen en bedrijfsmiddelen
- Begeleiding aan leidinggevenden om de juiste stappen te nemen omtrent overdracht en afscheid
Kennis overdracht
Als een collega vertrekt, wil je voorkomen dat waardevolle kennis verloren gaat. Met een praktische aanpak zorgen we dat belangrijke informatie binnen het team blijft.
Effectieve overdracht = continuïteit
Door middel van informatievoorziening op het intranet en geautomatiseerde meldingen naar leidinggevenden zorgen we voor een goede begeleiding in de overdracht. Hierin geven we namelijk tips over:
- Hoe je een overdracht goed vastlegt
- Hoe je het team erbij betrekt door middel van teamsessies
- Hoe je door middel van een soort mini stage binnen het team een praktische overdracht van kennis en taken kan bewerkstelligen
Exit-gesprekken met waarde 📊
Een exit-gesprek kan waardevolle inzichten opleveren voor de organisatie. Door het slim aan te pakken, maken we het voor beide partijen nuttig.
Inzichten die helpen
Met een digitale vragenlijst (exit-survey) kan je interessante inzichten verkrijgen. Vaak maken we daarom een (PowerBI) dashboard met relevante inzichten over:
- Cultuur en onderlinge samenwerking
- Management en leiderschap
- Arbeidsvoorwaarden
- Ontwikkelingsmogelijkheden
- Praktische zaken en faciliteiten
Deze vragenlijst kan je automatisch laten versturen in een workflow via Forms en Power Automate. Maar naast een digitale vragenlijst moet er ook altijd ruimte zijn voor persoonlijke gesprekken. Deze kan je laten inplannen via een tool zoals Microsoft Bookings. Dat scheelt in ieder geval heel veel planwerk 😉
Wist je trouwens dat maar 36% van de medewerkers een positieve offboarding ervaring heeft? En slechts 9% van de ex-medewerkers hun vorige werkgever actief aanbeveelt. Dit laat zien hoe belangrijk een goed exit-proces is.
Het menselijke tintje
Naast alle praktische zaken is er natuurlijk ook ruimte voor het persoonlijke aspect. Want elk vertrek verdient een passende afronding.
De leidinggevende is verantwoordelijk voor een professioneel afscheid
Daarom zorgen wij er in onze workflow voor dat de leidinggevende tips ontvangt over hoe je een goed afscheid regelt:
- Een moment met het team inplannen
- Waardering geven voor de samenwerking en toegevoegde waarde die iemand heeft geleverd
- Ruimte voor een goede afronding met de collega’s waarmee de medewerker heeft samengewerkt
Technologie maakt het dus allemaal makkelijker én professioneler!
Technologie is er om het proces soepel te laten verlopen. Niet omdat het moet, maar omdat het helpt.
Slimme tools = minder gedoe
- Alle informatie overzichtelijk op één plek
- Minder administratief werk door processen die automatisch lopen
- Nooit meer een exit-survey / gesprek vergeten
- Voldoende begeleiding aan leidinggevenden
- De medewerker met een prettig gevoel de organisatie laten verlaten
Uit onderzoek blijkt overigens dat 20% van de bedrijven te maken heeft gehad met beveiligingsrisico’s door een onzorgvuldig offboarding proces. Met de juiste digitale tools kun je deze risico’s eenvoudig voorkomen.
Lees ook ons blog ‘Hoe je het offboarding proces van medewerkers regelt vanuit Microsoft Teams’ voor meer details over automatisering en digitalisering.
Tot slot
Een goed offboarding proces zorgt ervoor dat praktische zaken soepel verlopen én dat er ruimte is voor een passende afronding. Met de juiste mix van digitale tools en persoonlijke aandacht maak je er een professioneel proces van.
Benieuwd hoe jij ook zo’n waardevol digitaal offboarding proces in SharePoint kunt neerzetten? We denken graag met je mee!
