Hoe je offboarding van medewerkers regelt vanuit Microsoft Teams

door | jul 7, 2021 | 0 Reacties

Veel mensen beginnen het door te krijgen: Microsoft Teams is méér dan alleen een plek om te (video)vergaderen, bestanden te delen en te chatten. Teams is het scherm dat altijd open staat en daarmee een goede plek om bedrijfsmatige processen een plek te geven. Ook belangrijke HR processen kun je vanuit Microsoft Teams starten. Bijvoorbeeld de offboarding van medewerkers. In deze blog laten we zien hoe je Microsoft Teams en aanvullende Microsoft 365 applicaties gebruikt om de offboarding van medewerkers van te automatiseren.

 
Start de offboarding met Microsoft Forms in Microsoft Teams  

Werk je met jouw HR collega’s al samen in Microsoft Teams? We raden aan om de kanalen binnen het Team in te richten naar HR thema of onderdelen in de employee journey. Zo heb je ook een kanaal voor het onderwerp ‘Offboarding’. Zoals je misschien weet kun je bovenin de navigatiebalk van een kanaal aparte applicaties toevoegen. Bijvoorbeeld een formulier gemaakt in Microsoft Forms. Voor offboarding neem je hier velden op om de uitdiensttreding workflow te kunnen starten. Bijvoorbeeld de uitdiensttredingsdatum, het type ontslag en het privé e-mailadres waar de exit survey naartoe moet worden gestuurd. Eventueel kan deze data ook worden opgehaald uit jullie HRM systeem door middel van een koppeling.

Verstuur automatische meldingen met Power Automate

Met Power Automate ‘knoop’ je verschillende onderdelen in een proces aan elkaar, zodat acties automatisch in gang worden gezet bij een bepaalde trigger. Dit bespaart je veel tijd! In dit proces is het Microsoft Form waar de uitdiensttreding wordt aangemeld de trigger. Deze initiële trigger leidt tot automatische acties op verschillende momenten, bijvoorbeeld:

  • Een e-mailbericht naar de IT afdeling met het verzoek het account te blokkeren (dit kan eventueel ook direct in de Active Directory geregeld worden)
  • Een chatbericht in Microsoft Teams naar de manager als heads-up om niet te vergeten bloemen te regelen
  • Een exit-survey die verstuurd wordt naar de medewerker die uit dienst gaat

Zo kun je voor jezelf eens nagaan welke handelingen jij herhaaldelijk uitvoert tijdens een uitdiensttreding. Grote kans dat je als HR team veel tijd kan besparen met Power Automate.

Is Power Automate nieuw voor jou? Start dan eens met deze video tutorial Power Automate for beginners.

Smaakt dit naar meer? Lees in dit artikel andere tips om tijd te besparen als HR afdeling.

Haal relevante feedback op met Power Automate en Forms 

Bij een uitdiensttreding wil je medewerkers de kans geven om hun ervaring te delen. Het helpt niet alleen om op een nette manier uit elkaar te gaan, maar geeft ook waardevolle feedback. Een face-to-face eindgesprek is niet altijd mogelijk. Maar een exit survey is ook gemakkelijk in te richten via Microsoft Forms. Zoals hierboven aangegeven zorg je er met Power Automate voor dat iedere vertrekkende medewerker deze op een bepaald moment ontvangt. Heeft de medewerker de survey ingevuld? Dan worden jij en je teamgenoten hiervoor geinformeerd via een melding in Microsoft Teams. Ook dit stel je in met Power Automate.

Presenteer de resultaten met een PowerBI Dashboard in Microsoft Teams

Na hoeveel jaar vertrekken medewerkers gemiddeld? Bij welk bedrijf gaan ze dan in dienst? Hoe tevreden waren zij over hun leidinggevende? Dit zijn vragen die je met de antwoorden van de exit survey kan analyseren. Met Microsoft PowerBI kan je waardevolle dashboards samenstellen die inzicht geven in het verloop van medewerkers. De data die uit de exit surveys komt kan ook gekoppeld worden met de HR data die opgeslagen wordt in het HR administratie systeem. Op die manier kan je nog diepere analyses uitvoeren.

Een groot voordeel van PowerBI is dat je het gemakkelijk kan integreren in Microsoft Teams. Dit doe je via een tabje in de bovenste navigatiebalk in een kanaal. Je zorgt er hiermee voor dat de dashboards op elk moment inzichtelijk zijn voor de juiste mensen: jullie People team of het MT bijvoorbeeld. Let wel op dat je de juiste permissies toewijst in PowerBI. Dit kan je op meerdere niveaus doen.

Zoals je ziet kun je zelfstandig HR processen optimaliseren door handig gebruik te maken van de verschillende Microsoft applicaties. Waarbij Microsoft Teams het startpunt is voor het proces en ‘de poort’ naar de medewerker.

Eline van Ballegoijen

Eline van Ballegoijen

HR kan wel wat innovatie gebruiken! Waar ik blij van word? Inefficiënte HR processen en sytemen optimaliseren en langdradige HR informatie op een toegankelijke en aantrekkelijke manier beschikbaar maken.
Eline van Ballegoijen
HR kan wel wat innovatie gebruiken! Waar ik blij van word? Inefficiënte HR processen en sytemen optimaliseren en langdradige HR informatie op een toegankelijke en aantrekkelijke manier beschikbaar maken.

Gerelateerde blogs

Comments

0 Comments

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *